Kemarin, saya berkesempatan untuk mengajukan Visa Schengen Belanda melalui kantor cabang VFS Global di Surabaya dan saya mendapatkan informasi yang cukup berharga yang saya rasa layak untuk dibagikan.
Artikel ini akan sangat berguna terutama bagi Anda yang memiliki rencana untuk membuat Visa Schengen terutama dari kedutaan Belanda. Sebelum mulai, ada baiknya Anda membaca sekilas dulu artikel lengkap membuat Visa Schengen yang ditulis oleh Paulo.
Jujurly, pengalaman saya di VFS Global cabang Surabaya yang menjadi Visa Application Center bagi Anda yang ingin mengajukan Visa Schengen dari negara Belanda, Jerman, atau Hungaria ini hampir serupa dengan kisah dari Paulo sebagai berikut:
Pastikan Anda datang tepat waktu. Saya mendapat slot jam 10:15, namun telah hadir di kantor di jam 09:30 yang ternyata terlalu awal. Saya diminta menunggu oleh petugas dan sekitar jam 10:25 dipersilahkan masuk ke dalam ruangan. Saya tidak memiliki dokumentasi selama di dalam kantor karena dilarang untuk mengambil foto selama berada di dalam maupun di luar area VFS Global.
Anda hanya boleh membawa dompet, telepon selular dan berkas yang akan diserahkan saat memasuki area, barang-barang lain wajib dimasukkan di loker yang telah disediakan. Saya menuju ke ruang tunggu dan setelah sekitar hampir 1 jam 30 menit akhirnya dipanggil ke depan untuk menyerahkan semua berkas. Anda tidak boleh untuk melakukan panggilan telepon, namun tetap boleh menggunakan telepon selular untuk hal lainnya.
Petugas yang melayani saya sigap dan bekerja secara efektif. Petugas memastikan itinerary saya sudah betul dan mengkonfirmasi eligibilitas saya untuk mengajukan visa di negara Belanda ini. Dia juga memastikan segala berkas telah lengkap dan meminta pembayaran. Saya juga diminta untuk mengisi data alamat pengiriman untuk pengembalian paspor. Proses konfirmasi dan penerimaan berkas berjalan relatif cepat dan saya dipersilakan menunggu panggilan menuju ruangan biometrik untuk diambil sidik jari dan pas foto. Semua proses telah selesai dan saya dipersilahkan keluar dari ruangan.
Bedanya, proses tunggu saya untuk menyerahkan berkas tidak selama paulo yang harus menunggu 90 menit.
Dari saya masuk ke ruangan hingga dipanggil untuk menyerahkan berkas kira-kira memakan waktu 15 menit saja dan proses pengajuan dari waktu janji temu (appointment) hingga saya selesai mengambil biometrik maupun foto memakan waktu kurang lebih 30-40 menit saja. Cukup cepat š
Kebetulan sekali saya mendapat agen VFS yang sangat ramah dan profesional bernama Argo (iya, seperti nama sebuah judul film yang dibintangi Ben Affleck).
Saya mengungkapkan kepada Argo bahwa saya adalah seorang blogger dan dia dengan sangat ramah sekali lagi menjawab aneka pertanyaan saya dengan cukup mendetail.
Berikut adalah beberapa poin penting yang perlu Anda ketahui seputar pengajuan Visa Schengen, terutama jika Anda mengajukannya mepet seperti saya:
1. Periode Pemrosesan Visa Schengen adalah Berdasarkan Hari Kalender
Contrary to popular belief, periode pemrosesan Visa Schengen (dalam kasus ini Visa Schengen Belanda) adalah berdasarkan hari kalender dan bukan hari kerja.
Selama ini, saya berasumsi bahwa pemrosesan Visa Schengen adalah berdasarkan hari kerja namun mengutip dari website VFS Global, saya bisa mengatakan bahwa hal yang berlaku adalah sebaliknya.
“In most cases, you will be informed within 15 calendar days whether your application has been successful. It can take up to 45 days to decide on your visa application.“
Argo juga mengonfirmasi hal ini namun tetap menghimbau untuk memberikan jeda waktu antara periode pengajuan dengan periode traveling Anda selanjutnya yang memerlukan paspor.
15 hari kalender ini sendiri adalah ‘waktu pemrosesan standar’ yang berarti proses ini bisa lebih cepat atau lebih lambat bergantung pada kedutaan tempat Anda mengajukan visa tersebut.
Satu hal lagi yang saya pelajari kemarin adalah setiap negara memiliki waktu pemrosesan visa yang berbeda-beda. Sebagai contoh, kedutaan Belanda akan memroses dalam waktu 15 hari kalender namun kedutaan Jerman akan memroses dalam waktu minimal 21 hari kalender.
2. Penjelasan Mengenai Zona Pengiriman Paspor
Satu hal yang Paulo tidak detailkan di artikel mengenai pembuatan visa Schengen (yang tidak saya salahkan sama sekali karena juga tidak dijelaskan di website VFS Global Indonesia) adalah mengenai jasa pengiriman paspor kembali ke Anda.
Bagi Anda yang tidak tahu, sebelum menggunakan jasa VFS Global sebagai visa application center, banyak dari kedutaan di negara Eropa mewajibkan Anda datang di kedutaan besar atau konsulat untuk mengajukan visa dan juga mengambil paspor dengan visa Anda (jika dapat).
Proses ini cukup merepotkan banyak orang karena tidak semua dari kita tinggal di kota dengan kedutaan besar ataupun konsulat negara Eropa yang ingin kita kunjungi. Untungnya, ini adalah cerita lama dan sekarang sepengetahuan saya banyak dari kedutaan-kedutaan besar dari suatu negara Eropa menggunakan jasa VFS Global.
VFS Global men-streamline proses ini dengan cara bekerja sama dengan kurir yang mana adalah Satria Antara Prima Express (SAPX) dalam mengirimkan kembali paspor Anda.
Seperti yang sampaikan di awal, penjelasan di website VFS GLobal Indonesia tidak lengkap karena tidak menyebutkan definisi Zona 1, Zona 2, dan Zona 3 baik ketika Anda menjadwalkan janji temu (appointment) ataupun di website terkait.
Untungnya, Argo sekali lagi cukup baik untuk menjelaskan definisi dari setiap zonasi pengiriman ini yang mana adalah:
- Zona 1: Pengiriman di Jakarta
- Zona 2: Pengiriman di Pulau Jawa selain Jakarta
- Zona 3: Pengiriman di luar Pulau Jawa
Meskipun Anda salah memilih zona pengiriman, Anda bisa mengganti hal tersebut dengan cara membayarkan selisih biaya yang ada dari pergantian zona tersebut secara tunai ataupun QRIS di VFS Global.
3. Tidak Perlu Pas Foto & Fotokopi Seluruh Halaman Paspor
Dikarenakan VFS Global adalah visa application center, mereka sebisa mungkin akan mempermudah Anda dalam mengurus dokumen-dokumen yang diperlukan.
Pengalaman saya kemarin, berlawanan dengan apa yang ditulis oleh Paulo mengenai dokumen kelengkapan pengajuan Visa Schengen, Anda tidak memerlukan pas foto (syarat kesembilan) ataupun fotokopi seluruh halaman paspor (syarat ketiga) karena pihak VFS Global akan melakukan hal tersebut di kantor mereka.
Ini menjadi sebuah pengalaman berharga bagi saya karena pada kesempatan selanjutnya saya mengajukan Visa Schengen, saya tidak lagi perlu menghabiskan waktu untuk melakukan pas foto di studio foto terdekat š
4. Dokumen Alternatif Pengganti Surat Keterangan Kerja
Salah satu dokumen yang diwajibkan dalam mengajukan Visa Schengen yang menurut saya cukup ribet untuk didapatkan adalah surat keterangan kerja (syarat kelima).
Terkadang, beberapa dari kita bekerja di sektor informal yang berarti kita adalah orang yang self-employed dan surat keterangan kerja ini tidak bisa didapat namun untungnya, sekali lagi Argo menjelaskan bahwa surat keterangan kerja ini bisa disubstitusikan dengan dokumen lain.
Berdasarkan poin 5 dari dokumen yang diwajibkan untuk mengajukan visa turis, Anda bisa memilih salah satu dari 5 (lima) syarat di atas untuk memenuhi syarat ‘proof of financial means and socio-economic situation‘ ini.
Jika Anda tidak memiliki surat keterangan kerja ataupun bukti kontrak ketenagakerjaan seperti di poin 1 dan 2, Anda bisa mensubstitusikan hal tersebut dengan laporan mutasi rekening bank selama 3 (tiga) bulan terakhir dan surat referensi bank dalam bahasa Inggris.
Alternatifnya, Anda bisa juga menggunakan foto kartu kredit dengan nama Anda disertai dengan bukti mutasi di kartu kredit tersebut. Lampirkan juga fotokopi KTP, Kartu Keluarga (KK), Akta Lahir, dan sebagainya jika Anda ingin lebih ‘memantapkan’ pengajuan Anda.
Tentunya, semakin banyak dokumen yang Anda lampirkan di bagian ini, maka teoritisnya akan semakin tinggi juga kans Visa Schengen Anda disetujui.
Baca juga: Panduan Lengkap Mengajukan Visa Waiver Jepang Secara Online
Baca juga: Panduan Lengkap Mengajukan Visa Korea Multiple Entry
Baca juga: Panduan Lengkap Bebas Visa Taiwan Bagi Orang Indonesia
Penutup
Pada kunjungan saya ke VFS Global Surabaya dalam rangka membuat Visa Schengen Belanda kemarin, saya mendapatkan insight yang menarik seputar pengajuan visa Schengen yang layak diangkat menjadi artikel.
Saya sangat berterima kasih kepada Pak Argo yang dengan sangat sabar dan mendetail menjawab semua pertanyaan saya seputar Visa Schengen ini terutama untuk periode pemrosesan visa dan dokumen alternatif pengganti surat keterangan kerja ini.
Saya yakin banyak dari kita berkeinginan untuk berkunjung ke Eropa (dalam kasus saya, untuk bisa berjumpa kembali dengan Ibunda tercinta) namun terganjal dengan kekhawatiran maupun ketakutan tidak mendapat Visa Schengen ini.
Oleh karena itu, saya harap artikel ini akan bisa memberikan Anda insight mengenai pengajuan Visa Schengen sekaligus mengurangi keribetan Anda dalam mengumpulkan dokumen yang diperlukan.
Fingers crossed pengajuan Visa Schengen saya akan disetujui dan begitu juga dengan pengajuan visa Schengen Anda š
baru tau saya sekarang untuk visa schegen nggak perlu ke kedutaan? terima kasih. jadi semngat mau ke eropa. apakah ada interview kayak di kedutaan, apa cuma tanya jawab ringan saja soal kelengkapan..
Fajar,
Beberapa negara Eropa masih mensyaratkan pengajuan visa Schengen di kedutaan. Hanya saja untuk kasus saya memang kebetulan saya mengajukan visa Schengen belanda melalui VFSA Global yang memang adalah agen pemrosesan visa mereka.
visa diberikan untuk waktu berapa tahun? apakah saat pengajuan ada pilihan single atau multiple entry? atau tergantung kebijakan pemberi visa?
Jason,
Hari ini saya baru dapat informasi bahwa visa telah siap untuk diambil. That’s faster than i expected. Akan saya kabari selanjutnya seperti apa dan pastinya akan terbit artikel megnenai hal ini. Yang pasti saya meminta multiple entry.
Berdasarkan pengalaman pribadi, Visa schengen itu dikasihnya kalau pertama kali daftar biasa berlaku 1 bulan, kedua kali 6 bulan, ketiga kali 1 tahun, ke4 kali 3 tahun dan terakhir 5 tahun. Saya selalu dapet multiple entry sih since eropa kan rute perjalanannya pindah2 negara. Intinya semakin sering apply pergi akan dikasih lebih panjang.
saya dapat 1 bulan (saya apply utk 3 hari visit), teman saya juga dapet 1 bulan utk single entry ke belanda. pelit banget. padahal aku ceklis multiple entry loh. aku waktu apply ke portugal di london vfs, cuma backpacking 3 hari, visa dikasi 6 bulan multiple entry terus beberapa taun lalu apply visa belanda di london, cuma weekend travel, aku dikasih 1 tahun visa multiple entry, cuma apply dr indonesia dikasih 1 bulan aja, so stingy.
Lis,
Saya rasa kedutaan Belanda cukup stingy sejak mereka menyerahkan hal tersebut ke VFS. Sebelumnya saya pertama kali apply visa belanda di kedutaan belanda di Surabaya (di jalan imam bonjol) saya dapat 3 bulan tapi kali ini saya hanya dapat 1 bulan saja…. dugaan saya karena via VFS.
Wah menarik artikelnya
Saya punya pengalaman yg berbeda dg VFS Global Jakarta, saya suka kedisiplinannya, tetapi informasi kurang membantu, sy sdh jauh2 datang ke Jakarta tetapi memang Krn masih ada sesuatu yang kurang di paspor saya sy harus datang lagi di Minggu depannya. Karena Minggu depan tersebut saya bilang tidak bisa hadir informasi bisa diwakilkan dg membawa foto dan rekaman biometrik tahun lalu. Jika nanti masih belum sesuai bapak akan kami panggil. Singkatnya di Minggu berikutnya saya diwakili oleh anak saya dan benar dokumennya dianggap tidak memadai. Bukanya saya akan dipanggil utk menyempurnakan dokumen tatapi harus membuat janji temu baru yg slotnya sdh tidak mungkin lagi . Saya benar-benar,kecewa karena akhirnya gagal mendapatkan visa tsb
Supriyadi,
Well…. kalau ini memang case by case dan kebetulan saya mendapat agen yang luar biasa baik dan kompeten.
Halo mas. Apakah sudah keluar visa nya apply tanggal 28 feb? Saya biometrik di VFS jakarta tanggal 26 feb. Tetapi baru ada notice email bahwa dokumen diserahkan ke kedutaan tanggal 29 feb. Sampai hari ini 6 maret belum ada kabar. Yg bikin deg deg passport mau saya pakai tanggal 20 maret .
Adrian,
Visa saya keluar 2 hari yang lalu. Sekedar menginformasikan saja. Anehnya, hanya diberikan durasi 45 hari, terpendek sepanjang sejarah saya mengajukan visa schengen Belanda.
Edwin,
Sebelumnya sudah pernah mengajukan visa Schengen via Belanda berapa kali & dapat berapa lama? Kok bisa pengajuan yg bukan perdana kok cuma dapat 45 hari ya?
D,
Saya sudah mengajukan Visa Schengen Belanda 2x namun terakhir di 2018 Desember.
Nah kalau berdasarkan penuturan orang VFS, jika jarak pengajuan visa sebelumnya lebih dari 60 bulan (5 tahun), maka secara otomatis itu akan dianggap mengulang lagi dari awal yang mana salah satu bentuknya adalah saya harus biometrik (lagi).
Kebetulan 2018 Dec menuju 2024 Fberuari itu lebih dari 5 tahun…. so yeah saya dapatnya hanya 45 hari saja.
Tambahan info:
– Utk pasfoto hanya Belanda saja yg tidak perlu, utk yg lain masih diminta.
– Utk proses visa Schengen yg diwakili org lain (VIS) krn biometrik terakhir belum lewat dari 59 bulan, ini beberapa negara tidak bisa dan mewajibkan tetap hadir bahkan utk anak2 pun ada yg wajib hadir (Sweden, Croatia, dll). Jadi wajib dicek dan ricek ke masing2 negara. Jgn lupa surat kuasanya.
– Utk travel insurance pun ketentuan berbeda2 (ada bbrp negara yg masih mewajibkan covid-19 protection seperti Jerman & Swiss, ada yg sudah tdk perlu).
– Utk translate dokumen pun tiap negara berbeda2 (Belanda ga perlu, Jerman & Swiss perlu).
– Kolom ttd di hlm blkg passport pun wajib ada. Kalo tidak ada, wajib minta cap pengesahan dulu ke kanim terdekat. Ini sering sekali terlewat sehingga proses jd delay.
Masih banyak poin2 lainnya. Ada baiknya utk download checklist persyaratan tiap negara krn memang bisa berbeda2 ketentuannya. Hope this helps.
P.S. I’m a Schengen visa agent š
Jessica,
Terimakasih banyak atas tambahan informasinya.
Thank you ko Edwin atas ulasannya, datang di waktu yang tepat!
Rencana perjalanan saya ke Belanda awal bulan Mei tahun ini dan baru akan mengajukan visa hiks. Memungkinkan tidak ya bisa lolos? Hiks š
Ridho,
Saya juga awal bulan Mei ini (3 Mei tepatnya) dan saya rasa akan sempat kok Anda mengajukan visa schengen tersebut, pastikan saja dokumen Anda lengkap dan memadai agar kans visa Schengen Anda diterima juga lebih tinggi.
Thank You kak buat ulasannya.
Mau nanya. Pernah ngajuin visa schengen untuk trip di musim panas ga ya? Apakah waktu untuk tau apakah applikasi visa kita diterima apa enggak lebih lama dari biasanya? terima kasih sebelumnya
Momo,
Sama saja sih.
Pak Edwin, terima kasih ulasannya sangat bermanfaat sekali.
Oh iya td saya baca tujuan anda ke Belanda kan utk mengunjungi Ibunda. Apakah anda hrs menyertakan surat undangan dr Ibunda anda?
Karena nanti saya mau mengunjungi Tante saya, tapi saya tidak mau merepotkan Tante untuk membuat surat undangan.